Entrevista de trabajo a tu Excel: postuló a analista de importaciones y esta es la transcripción

Transcripción ficticia: la entrevistadora y la empresa son inventadas. Los datos citados son reales y están en Fuentes.

En 30 segundos: ¿Excel o software de comercio exterior?

Excel es buenísimo para calcular, pero no para coordinar: no avisa, no sigue contenedores y vive en versiones. Si tienes decenas de OCs abiertas, varias personas editando la misma planilla, documentos que se descubren pendientes con la carga en puerto y un costo por SKU que no calza con Finanzas, es hora de un software de importaciones. Ojo con la confianza: en 85 inspecciones a fondo de planillas operativas, el 94% tenía errores (Panko, 2015).

La entrevista: control de importaciones en Excel, pregunta por pregunta

Pregunta 1 de 9: Cuéntame de ti

PAULA: Buenos días. Cuéntame de ti.

EXCEL: Nací en 2019 como "Copia de Importaciones". Tengo 14 pestañas, tres macros que nadie sabe quién hizo y una celda amarilla que dice NO TOCAR.

PAULA: ¿Y qué haces bien?

EXCEL: Calcular. Sumo, prorrateo, armo tablas dinámicas. Si me das los datos, no fallo.

PAULA: "Si te dan los datos". Anotado.

Pregunta 2 de 9: ¿Cuántas versiones de ti existen?

EXCEL: Oficialmente, una. En la práctica: la del escritorio de Comex, la que Finanzas bajó del correo el martes y "FINAL_v7_ahora_si".

PAULA: ¿Y cuál es la buena?

EXCEL: La que abrió la última persona que no está de vacaciones.

Dato real: Al analizar los correos de Enron, investigadores de TU Delft y NC State encontraron unos 100 correos diarios con planillas adjuntas, y lo leyeron como señal de que no había control de versiones (Hermans y Murphy-Hill).

Pregunta 3 de 9: ¿Quién cambió la fórmula del costo unitario?

EXCEL: Si me guardan en OneDrive o SharePoint, te muestro quién cambió qué celda y cuándo, hasta 60 días atrás.

PAULA: ¿Y te guardan ahí?

EXCEL: Me mandan por correo.

PAULA: ¿Y por qué la cambiaron?

EXCEL: Eso no lo guardo. Lo sabe el que la cambió.

Dato real: la función "Mostrar cambios" de Excel funciona en libros guardados en OneDrive o SharePoint y muestra hasta 60 días de ediciones (Microsoft).

Pregunta 4 de 9: ¿Tienes errores?

EXCEL: Ninguno que yo sepa.

PAULA: Esa es la respuesta que me preocupa.

EXCEL: ¿Y yo estoy en ese 94%?

PAULA: No sé. ¿Quién te revisa?

EXCEL: Yo misma. Con mis propias fórmulas.

Dato real: Raymond Panko, de la Universidad de Hawái, reunió 85 inspecciones a fondo de planillas operativas, de varios días cada una: el 94% tenía errores (EuSpRIG, 2015).

Pregunta 5 de 9: ¿Cómo sabes dónde está cada contenedor?

EXCEL: Tengo una columna ETA. La llena Pedro cuando el forwarder le contesta.

PAULA: ¿Y si el barco llegó antes?

EXCEL: Me entero cuando se entera Pedro. Pedro se entera con la factura de la naviera.

PAULA: O sea, tu ETA es optimista y la naviera, puntual.

Dato real: Maersk cuenta los días libres desde la descarga. Un 40 pies Dry tiene 5; del día 6 al 10 se pagan US$130 diarios (tarifa para importaciones a Chile desde junio de 2025).

Pregunta 6 de 9: ¿Cómo avisas que falta un documento?

EXCEL: Me pongo roja. Formato condicional.

PAULA: ¿Y quién lo ve?

EXCEL: El que me abra. Si me abre.

PAULA: La mitad de nuestros SKU entra con CDA del ISP. ¿Sabes qué pide?

EXCEL: Factura, guía de embarque, certificado de calidad...

PAULA: Y en estériles, fecha de fabricación y vencimiento del lote. ¿Dónde están?

EXCEL: En un PDF. Adjunto a un correo. De marzo.

Dato real: el CDA para dispositivos médicos sin registro sanitario obligatorio se tramita en la plataforma GICONA del ISP y pide esos documentos; en estériles, las fechas del lote (Carey).

Pregunta 7 de 9: ¿Cómo calculas el costo real por SKU?

EXCEL: Fácil: FOB, flete, seguro, 6% de arancel si no hay TLC, agente, bodega. Y lo reparto.

PAULA: ¿Por valor o por peso?

EXCEL: Depende de quién me llenó ese mes.

PAULA: ¿Y el demurrage que llegó tres semanas después?

EXCEL: Ese lo carga Finanzas. En su Excel. Que no soy yo.

Dato real: el arancel general en Chile es 6% sobre el valor CIF, y puede bajar o quedar en cero con un TLC; el IVA es 19% sobre el CIF más el arancel (Aduanas).

Pregunta 8 de 9: ¿Qué pasa cuando hay 40 OCs abiertas?

EXCEL: Espacio me sobra: 1.048.576 filas por hoja y tantas pestañas como aguante la memoria.

PAULA: No te pregunté por espacio.

EXCEL: Ah. Con 40 OCs abiertas soy 40 hilos de correo, 40 packing lists distintos y alguien copiando y pegando un viernes a las seis.

Pregunta 9 de 9: ¿Alguna pregunta para nosotros?

EXCEL: ¿Puedo seguir haciendo las tablas dinámicas para el directorio?

PAULA: Eso sí. Para eso eres la mejor.

Informe de la entrevistadora: Excel vs software de comercio exterior

Es el criterio de la entrevistadora, no un estándar de la industria.

Quién se queda con la operación

Para el día a día, Paula recomendó Logtrics, que hace justo lo que la planilla no alcanza:

• La OC como carpeta madre: todo el equipo mira la misma operación, no cuatro copias del archivo.

• Alertas de documentos en cada OC, antes de que el contenedor toque puerto.

• Tracking en vivo de contenedores y AWB, sin esperar a que Pedro copie la ETA.

• Lotes con estado de producción, para saber qué ya salió de fábrica.

• Costeo por SKU, provisión vs real, con ciclos de aprobación de pagos entre Comex y Finanzas.

• Dashboard con KPIs e indicadores de riesgo operacional.

La planilla se queda en el equipo, haciendo lo que mejor hace: analizar. Y si la tuya también reprobó la entrevista, conoce a Logtrics, el software de comercio exterior con IA.

Fuentes

• Raymond R. Panko: What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today (Proceedings EuSpRIG 2015)

• Felienne Hermans y Emerson Murphy-Hill: Enron's Spreadsheets and Related Emails: A Dataset and Analysis (TU Delft, 2014; presentado en ICSE 2015)

• NC State University: estudio de planillas de Enron (abril de 2015)

• Microsoft 365 Insider: Collaborate with confidence with Show Changes in Excel

• Microsoft: Especificaciones y límites de Excel

• Maersk: Free Time days, Demurrage & Detention per diem tariff, World to Chile (vigente desde el 1 de junio de 2025)

• Maersk: Chile Import, información local

• Carey: Nuevo sistema de tramitación de certificados de destinación aduanera para dispositivos médicos sin registro sanitario obligatorio

• Aduanas de Chile: ¿Cuáles son los impuestos que debo pagar al importar?